Política de tratamiento de datos
Definir las políticas y normas corporativas para el tratamiento de datos personales, el cual podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de los mismos, con el fin de dar cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Esta política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de RZ GROUP SAS, (en adelante LA EMPRESA).
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.
Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
Decreto 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
RZ GROUP SAS. sociedad con domicilio en la carrera 18 No. 93a-04, oficina 206 de la ciudad de Bogotá, Colombia. Correo electrónico contabilidad@rzgroupsas.com.
LA EMPRESA, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación: trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades:
7.1 Para el envío de información a sus trabajadores y familiares;
7.2 Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA EMPRESA beneficiarios del servicio de salud;
7.3 Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA;
7.4 Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, órdenes de servicio de proveedores y/o clientes, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRs) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
7.5 Para la verificación de saldos de sus acreedores;
7.6 Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
7.7 Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
7.8 Para eventualmente contactarlo, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
8.1 Conocer los datos personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
8.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos personales.
8.3 Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que esta le ha dado a sus datos personales.
8.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
8.5 Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
8.6 Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
IMPORTANTE: “La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos” Artículo 9 – Decreto 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
9.1 La autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
9.2 Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
9.3 Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informarse claramente:
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA deberá:
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los Titulares de los Datos Personales que están siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
12.1 Atención y respuesta a peticiones y consultas:
¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante:
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Atención y respuesta a quejas y reclamos:
¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a RZ GROUP SAS., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando:
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de enero de 2020.
De acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y sus normas reglamentarias, se informa al usuario que los datos consignados en el presente formulario serán incorporados en una base de datos responsabilidad de RZ GROUP SAS, siendo tratados para propósitos comerciales, información sobre comportamiento y crédito comercial; y gestión contable, fiscal y administrativa.
Usted puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos, mediante escrito dirigido RZ GROUP SAS, a la dirección de correo electrónico contabilidad@rzgroupsas.com, indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar, o mediante correo ordinario remitido a Carrera 18 # 93A – 04, Oficina 206, BOGOTÁ D.C.
El usuario declara haber leído la cláusula anterior y estar conforme con la misma, siendo su aceptación él envió de sus datos.
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y normas que la reglamenten, el presente Aviso de Privacidad tiene como objeto obtener la autorización expresa e informada del Titular para el tratamiento y la transferencia de sus datos a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:
1. RZ GROUP SAS identificada con el NIT No. 901.279.534-8, será el responsable del tratamiento de sus datos personales.
2. Con objeto de recibir una atención integral como cliente, los datos personales recabados serán tratados con las siguientes finalidades: propósitos comerciales, información sobre comportamiento y crédito comercial; y gestión contable, fiscal y administrativa.
3. La política de tratamiento de los datos del titular, así como los cambios sustanciales que se produzcan en ésta, se podrán consultar en el siguiente correo electrónico contabilidad@rzgroupsas.com
4. El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a RZ GROUP SAS a la dirección de correo electrónico contabilidad@rzgroupsas.com indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a Carrera 18a # 93a-04, oficina 206 de Bogotá.